Valioryhmässä, maitotiloilla, osuuskunnissa ja Valiossa on ymmärretty jatkuvan kehittämisen tarpeet. Valiolla ja lähitulevaisuudessa myös osuuskunnissa yksi tärkeimmistä apuvälineistä on toimintajärjestelmä, jonka avulla saadaan rutiinitekemiseen ja kehittämistoimintoihin yhdenmukaisuutta, järjestelmällisyyttä, tavoitteellisuutta, seurantaa ja korjaavia toimenpiteitä.

Maitotiloilla vastaava työkalu on laatujärjestelmä. Se on luonteeltaan enemmänkin järjestelmällisyyteen painottuva kuin toimintaa kehittävä. Maitotilan laatujärjestelmän osaksi on helppo liittää tavoitteellisuus, jolloin saadaan puhtia myös toiminnan kehittämiseen.

Yhteiset tavoitteet

Maitotilojen, osuuskuntien ja Valion sisäisten järjestelmien yhdenmukaisuus ja saumaton toisiinsa kytkeytyminen on vahvuus, jonka arvoa ei aina täysin ymmärretä. Kaikkien osapuolten samaan tavoitteeseen tähtäävä ja yhtenäisiin periaatteisiin nojautuva toiminta vähentää myös ulkoisten tarkastusten tarvetta. Toiminnan laatu voidaan todeta otantatarkastusten, keskinäisten arviointien ja itsearviointien perusteella. Samalla löytyvät myös kehittämisen kohteet.

Sekä laatu- että toimintajärjestelmän rakentaminen vaativat laajan ja aikaa vievän pohjatyön. Jotta järjestelmiä pystyttäisiin täysimittaisesti hyödyntämään, täytyy olla selvillä ja kuvattuna, mitä kaikkea yrityksessä tehdään ja miksi. Ehkä työläin vaihe on toimintaketjujen eli prosessien kuvaus.

Maitotilalla prosesseja on useita, yksi niistä on säilörehun valmistus. Valiossa prosesseja on kymmeniä jokaisessa tuotantolaitoksessa, esimerkiksi käy vaikkapa viilin valmistus. Osuuskunnan tyypillinen prosessi on maidon keräily.

Prosessikuvauksessa saadaan näkyviin jokainen työvaihe siinä järjestyksessä kun ne käytännössä tehdään. Samalla selviää, kuka on minkin osion onnistumisesta vastuussa. Myös maitotiloilla joistakin työvaiheista vastaavat muut kuin isäntä ja emäntä: On lomittajia, huoltomiehiä, mahdollisesti rehu-urakoitsija jne. Kaikkien näiden työpanosten tulee palvella maitotilan omia tavoitteita.

Hyvä taloudellinen tulos

Tavoitteet voivat olla joko taloudellisia tai toiminnallisia. Kaikkien yritysten tavoitteena on hyvä taloudellinen tulos. Tavoitteet asetetaan tekemisen tasolle, niille osatekijöille, joiden onnistuminen aikaansaa hyvän tuloksen. Säilörehuesimerkkiä käyttääkseni tavoitteena voisivat olla vaikkapa säilörehun valmistuskustannuksen alentaminen, rehun laatuarvosana ”hyvä” ja säilörehun sulavuus ”hyvä”. Lisäksi tavoitteena voisi olla eri säilörehuerien tasalaatuisuus.

Asetettujen tavoitteiden saavuttamisen seuranta ei ole ainoastaan ”saavutettu” tai ” ei saavutettu” tilanteen toteamista. Jos tavoitetta ei ole saavutettu, on aika miettiä miksi niin kävi ja miten seuraavalla kerralla tehdyt virheet voidaan välttää. Korjaavat toimenpiteet tarkoittavat usein muutosta totuttuun toimintaprosessiin. Toiminnan kehittämiseen lisätietoa ja –osaamista haetaan usein oman yrityksen ulkopuolelta. Joko muista vastaavanlaisista yrityksistä tai alan asiantuntujoilta.

Kirjoittaja on Valion alkutuotantojohtaja.