Maidon
laatu ja eläinten terveys 7 / 2005
Maidon
laatu ja eläinten terveys 7 / 2005
|
|
Yhteinen
toimintatapa Osuuskunnat ovat panostaneet viime vuosien aikana sekä oman toimintansa
että erityisesti osuuskuntien ja Valion yhteisten toimintatapojen kehittämiseen.
Työn tuloksena on aikaansaatu Valioryhmän yhteinen toimintajärjestelmä, josta
löytyy ohjeita mm. maidon keräilystä, neuvonnasta ja raakamaidon laadun hallinnasta
sekä tuote- ja tarvikemyynnistä. Ohjeet on hyväksytty ja käyttöönotettu. |
|
Osuuskunnat ovat käynnistäneet arviointimenettelyn tarkastellakseen, toteutuvatko sovitut yhteiset menettelyt myös
käytännössä. Yhteisten toimintaohjeiden noudattaminen voidaan todeta vain arvioimalla. Tälle vuodelle tehtiin kaikkien osuuskuntien yhteinen arviointisuunnitelma. Osuuskunnista muodostettiin parit - esim. Keski- Pohjan Juustokunta ja Osuuskunta Maito-Aura. Nämä parit arvioivat toistensa tekemisiä ja tekevät raportin, jossa sekä kiitellään vahvuuksista, tehdään kehitysehdotuksia että jopa annetaan huomautuksia poikkeavasta toimintatavasta. Kehityskohteiden ja poikkeamien osalta arvioitu osuuskunta tekee korjaavat toimenpiteet tai suunnitelmat, joilla asiat tulevat kuntoon. Kaikkia osuuskunnan tekemisiä ei ehditä käymään läpi yhdellä kertaa. Onkin sovittu, mihin osa-alueisiin kussakin arvioinnissa keskitytään. Omina kokonaisuuksinaan ovat esimerkiksi maidon keräily, poikkeamien hallinta ja tuoteja tarvikemyynti. Arvioinneissa käydään läpi myös maidon vastaanottojen toimintaa eli osuuskuntien ja Valion välistä rajapintaa. Tämän vuoden jokaisessa arvioinnissa on mukana myös Valion maidon hankinnan ja alkutuotannon laatuasiantuntemuksen edustus (Hanna Laitinen tai Ari Mäkelä). Tällä tavoin toivomme saavamme kattavan kuvan siitä, missä vaiheessa osuuskunnat ja Valio ovat toiminnan kehittämisessä. Vahvaa sitoutumista Kaikissa arvioinneissa on havaittu, että osuuskuntien johto ja vastuuhenkilöt ovat hyvin sitoutuneet toimintajärjestelmän käyttöönottoon ja kehittämiseen. Osuuskuntien yhteistä strategiaa on viety eteenpäin sovitun menettelyn mukaisesti. Toiminnan suunnittelu on tehostunut ja tavoitteiden toteutumista seurataan järjestelmällisesti eri mittareilla. Järjestelmällisyys näkyy myös selkeinä kokouskäytäntöinä ja asiakirjojen hallintana, mm. sähköinen arkistointi on kehittynyt. Neuvonnan reagointi tilan raakamaidon laatupoikkeamiin on yleisesti ottaen tehokasta. Muutamissa osuuskunnissa reagointi on erityisen järjestelmällistä ja tuloksellista ja näkyy mm. hyvin alhaisena II luokan maidon ja lämpötilapoikkeamien määrinä. Myös maitoautojen keräilykuljettajat ovat omaksuneet hyvin yhteiset toimintaohjeet, tästä esimerkkinä kaikille yhteinen Maidon keräilyn poikkeamalomake, joka on kattavasti käytössä. Kehitettävääkin löytyy Arvioinneissa havaitut kehitettävät asiat liittyvät erityisesti eri toimijoiden ja toimintojen välisiin rajapintoihin. Niissä tarvitaan entistä enemmän yhteistyötä ja vastuiden ja valtuuksien täsmentämistä. Tästä esimerkkinä on toiminta maidon vastaanotossa poikkeamatilanteessa: mitkä ovat vastaanoton vastuut ja mitkä neuvonnan vastuut? Myös tiedonkulun hitaus tai jopa puuttuminen ovat edelleen ongelma monessa toimipaikassa. Nopea tiedonkulku on tärkeää erityisesti raakamaitopoikkeamien osalta, kriittisiä ovat antibioottitapaukset sekä bakteeri- ja lämpötilapoikkeamat. Toimintajärjestelmän käyttöönotto vaatii edelleen työtä. Osa osuuskunnista ei ole vielä tehnyt kirjallista käyttöönottosuunnitelmaa ja monien osuuskuntien omia ohjeita on tekemättä tai ne ovat työn alla. Suunnitelmallisuus on lisääntynyt, mutta erityisesti osuuskuntien sisäisten arviointien ja johdon katselmusten suunnitteluun ja toteuttamiseen on panostettava. Hyvä kokouskäytäntö vaatisi tuekseen toimivat muistiot tai pöytäkirjat - tässä asiassa on vielä kehittämistä. Arvioinneissa on havaittu myös yhteisten ohjeiden päivittämistarpeita eli jokin ohje ei toimi käytännössä tai ohje on puutteellinen. Nämä havainnot ovat kullanarvoisia, sillä ne auttavat toimintatapojen kehittämisessä. Resurssien riittävyys on noussut huolenaiheeksi monessa arvioinnissa. Neuvonnan osalta päivystys yhdessä naapuriosuuskuntien kanssa on yksi keino helpottaa työpainetta. Henkilöstön kehityskeskustelut on otettu pääosin käyttöön, mutta koulutussuunnitelmia ja toimenkuvia puuttuu edelleen. Todettuja poikkeamia Arvioinnissa havaittu poikkeama tarkoittaa sitä, että jokin asia tehdään eri tavalla kuin mitä ohjeessa lukee tai käytössä on vanhentuneita ohjeita. Esimerkkejä: "Poikkeamien hallinta on puutteellista. Tuote- ja tarvikemyynnin toiminto ei seuraa tavarantoimitusten eikä tavarantoimittajien poikkeamia eikä niihin myöskään voida reagoida." "Vastaanoton seinällä oli v:lta 1998 oleva snap-testin teko-ohje, joka on ristiriidassa voimassa olevan ohjeen kanssa." Arvioinneissa on havaittu poikkeamia mm. lämpötilojen seurannassa ja mittareiden tunnistettavuudessa ja kalibroinneissa. Muutaman kerran on todettu keräilyohjeiden puutuminen maitoautosta. Useimmiten kohteena on ollut vara-auto tai juuri vaihdettu uusi auto. Raakamaitopoikkeamat ovat melko hyvin hallinnassa, mutta muiden poikkeamien raportointi ja korjaavat toimenpiteet eivät vielä kaikilta osin. Tehokkuus tuottaa tulosta Yhteisen toimintajärjestelmän käyttöönoton myötä Valioryhmä toimii entistä yhtenäisemmin. Osuuskuntien ja Valion yhteisesti sovitut toimintatavat ja niiden käytäntöön vienti tehostavat koko maitoketjun toimintaa. Myös asiakkaille voidaan osoittaa, että maidon tie tilalta kuluttajan pöytään on hallinnassa. Turha työ ja poikkeamien aiheuttamat kustannukset vähenevät ja aikaa jää enemmän toiminnan edelleen kehittämiseen ja viilaamiseen. Arvioinnit osoittavat, että eteenpäin on menty isoin askelin. Monet asiat voidaan tehdä entistäkin paremmin ja jouhevammin. Yhteistyöllä tämä onnistuu. Kirjoittaja on laatupäällikkö
|
 |
Teema | Maito ja Me | Edelliset numerot | Toimitus |
