Hanna Laitinen

Toimintajärjestelmä 
käyttöön osuuskunnissa

Vuoden 2003 alussa alkanut Valioryhmän osuuskuntien toimintajärjestelmäprojekti on edennyt käyttöönottovaiheeseen, sillä pääosa yhteisistä ohjeista on saatu valmiiksi ja hyväksytyiksi. Toimintajärjestelmän tavoitteena on varmistaa maidon aukoton latuketju tuottajalta kuluttajalle.

Osuuskuntien eri toimintojen ohjeita on otettu käyttöön vaiheittain keväästä lähtien - viimeisimpänä neuvontaa ja ympäristön hallintaa koskevat osat lokakuun alussa.

Toimintajärjestelmän ohjeet ovat sähköisessä muodossa Valioverkossa, joten ohjeita ei jaeta paperiversioina kaikille. Poikkeuksen muodostavat kuitenkin maidon keräilyautojen kuljettajat. Heitä varten on tehty kansiot, joissa on kaikki kuljettajan työtä koskevat ohjeet. Kansiot on jaettu kaikkiin keräilyautoihin kesän aikana.

Kansioiden lisäksi jokaiseen keräilyautoon tulee tarvikesalkku, jossa kuljettaja säilyttää mm. tiloille jaettavia näytetarvikkeita, tyhjiä poikkeamaraportteja ja näytesaatteita. Salkussa tavarat pysyvät järjestyksessä ja kun kuljettaja täydentää salkkua ohjeen mukaisesti, on välineitä ja tarvikkeita aina saatavilla. Keräilykuljettajan kansion sisältö on seuraava:

1. YHTEYSTIEDOT JA VALIOTASON OHJEET
Tärkeät puhelinnumerot

Vastuut ja valtuudet

Valion arvot, perustehtävä, visio, kilpailuedut ja periaatteet

Ympäristöasiat

2. KERÄILYN OHJEET
Maidon keräily, purku ja pesut ja huollot -prosessi

Keräilyyn valmistautuminen ja keräilyautonkuljettajan toiminta tilalla

Pipettinäyteohje, T101-testin teko maidonkeräilyautossa ja Snap-antibioottijäämätesti

Keräilykuljettajan suojautuminen tarttuvien tautien varalta (esim. Salmonella)

Keräilysäiliöiden ja -laitteiden pesu ja puhdistus
Näytteiden kulku tiloilta aluelaboratorioon -prosessikuvaukset

3. DME-OHJEET

4. KERÄILYERIEN LAADUN VARMISTUS JA POIKKEAMIEN HALLINTA

Raakamaitopoikkeamat
  -yleisohje ja prosessi

Poikkeamien hallinta ja raportointi osuuskunnassa

Raakamaidon laatusuunnitelma, kuljetuserät ja tilan raakamaito

Ohjeet erityyppisten raakamaitopoikkeamien varalle (esim. antibioottimaidot, lämpimät maidot)

Ohjeet, miten toimitaan, jos tilalla on tarttuva tauti (esim. Salmonella)

5. TUOTE- JA TARVIKEMYYNTI, TAVAROIDEN TOIMITUS TILOILLE

Tuote- ja tarvikemyynti:
verkostojakelun tilaus - toimitusprosessi

Pakattujen elintarvikkeiden omavalvonta ja elintarvikkeiden omavalvonnan kriittiset ohjauspisteet

6. KERÄILYN SUUNNITTELU JA SIIRTOKULJETUKSET

Tilaus- ja hankintajakson tekeminen (raakamaidot, maitoraaka-aineet ja kuljetuspalvelut)

Keräilykuljetusten ja reittien suunnittelu

7. HENKILÖSTÖ JA TARJOUSPYYNTÖMENETTELY

Keräilykuljettajan testaus

Keräilykuljettajien koulutus/ perehdyttäminen

Keräilykuljetusten tarjouspyyntömenettely

8. KERÄILYN LOMAKKEET

Keräilyauton säiliörakenteiden ennakkohuoltolista ja tarkastuspöytäkirja

Perävaunujen ennakkohuolto- ja tarkastuspöytäkirja

Keräily- ja siirtoauton pesupäiväkirja

Maidon keräilyn poikkeamatilanteet

Keräilykuljettajien työhön opastus -lomake

Toimintajärjestelmässä on prosessikuvauksia ja menettelyohjeita Toimintajärjestelmässä on kuvattu paljon erilaisia asioita/tapahtumia prosesseina. Lisäksi tärkeimmistä asioista on tehty menettelyohjeita ja teknisiä asiakirjoja.

Ohjaako toimintajärjestelmä 
oikeasti toimintaamme?

Keräilyautoihin jaettavat kansiot ja salkut ovat konkreettinen esimerkki yhteisen toimintajärjestelmän toteuttamisesta Valioryhmän osuuskunnissa.

Koulutusten ja perehdyttämisen onnistuminen vaikuttavat siihen, kuinka hyvin yhteisesti määritellyt ohjeet muuttuvat jokapäiväiseksi tekemiseksi. Pian näemme, toteutuvatko yhteiselle toimintajärjestelmälle asetetut tavoitteet käytännössä, sillä osuuskuntien arvioinnit alkavat viimeistään ensi vuoden alkupuolella.

Tavoitteet ovat:

1) aukoton laatuketju tuottajalta kuluttajalle (vrt. lupaus "hyvää alusta
    alkaen")

2) toimintojen ja eri tahojen väliset saumakohdat muutetaan toimiviksi
    liittymäpinnoiksi

3) varmistetaan kaikille riittävä tiedon taso.

Ohjeet ovat nyt olemassa ja asianosaisten käytettävissä. Lopputulos onkin kiinni sitoutumisesta

ja halusta tehdä asiat sovitulla tavalla. Jokaisella on vastuu toimia yhteisesti sovittujen ohjeiden mukaisesti Tämä tarkoittaa joissakin tapauksissa vanhasta käytännöstä luopumista ja uuden käytännön oppimista, joka on käyttöönoton ISO HAASTE.

Kirjoittaja on laatupäällikkö 
Valion Alkutuotannossa.